Cuando un agente retenedor practica una Retención en la fuente cuando no debía, que puede ser por que la persona a quien hizo el pago no esta sujeta a retención en la fuente como en el caso de las cooperativas y demás contribuyentes pertenecientes al régimen especial, o porque la transacción no daba la base mínima a partir de la cual se practica retención, o en el caso que por error se aplique una tarifa superior a la que legalmente se debe practicar por un determinado concepto, la ley permite hacer los respectivos ajustes en el periodo en que se advierta la anomalía.
Frente a esta situación el decreto 1189 de 1988 establece:
Art. 5.- Cuando se anulen, rescindan o resuelvan operaciones que hayan sido sometidas a Retención en la fuente por impuesto sobre la renta y complementarios, el agente retenedor podrá descontar las sumas que hubiere retenido por tales operaciones del monto de las retenciones por declarar y consignar en el período en el cual se hayan anulado, rescindido o resuelto las mismas. Si el monto de las retenciones que debieron efectuarse en tal período no fuere suficiente, con el saldo podrá afectar las de los períodos inmediatamente siguientes.
Para que proceda el descuento el retenedor deberá anular cualquier certificado que hubiere expedido sobre tales retenciones.
Cuando las anulaciones, rescisiones o resoluciones se efectúen en el año fiscal siguiente a aquél en el cual se realizaron las respectivas retenciones, para que proceda el descuento el retenedor deberá además, conservar una manifestación del retenido en la cual haga constar que tal retención no ha sido ni será imputada en la respectiva declaración de renta y patrimonio.
Art. 6.- Cuando se efectúen retenciones por concepto del impuesto sobre la renta y complementarios, en un valor superior al que ha debido efectuarse, el agente retenedor podrá reintegrar los valores retenidos en exceso o indebidamente, previa solicitud escrita del afectado con la retención, acompañada de las pruebas, cuando a ello hubiere lugar.
En el mismo período en el cual el agente retenedor efectúe el respectivo reintegro podrá descontar este valor de las retenciones en la fuente por declarar y consignar.
Cuando el monto de las retenciones sea insuficiente podrá efectuar el descuento del saldo en los períodos siguientes.
Para que proceda el descuento el retenedor deberá anular el certificado de retención en la fuente si ya lo hubiere expedido y conservarlo junto con la solicitud escrita del interesado.
Cuando el reintegro se solicite en el año fiscal siguiente a aquél en el cual se efectúe la retención, el solicitante deberá, además, manifestar expresamente en su petición que la retención no ha sido ni será imputada en la declaración de renta correspondiente.
Nótese que la ley hace énfasis en que, cuando, el reintegro se solicite en un periodo fiscal posterior, (Año gravable siguiente al que se practico la retención) se debe acompañar de una manifestación escrita, en la que se hace constar que las retenciones en cuestión, no se han imputado ni se imputaran en la declaración de renta, eso para evitar que se solicite un doble beneficio por parte de quien le fue aplicada la retención.
Es importante anotar que cuando se de el caso contrario, en el que el agente retenedor no practico la Retención en la fuente correspondiente debiendo hacerlo, el agente retenedor debe responder ante el estado por esta retención, es decir, debe asumir como un gasto esa retención, gasto que no será deducible de la renta del agente retenedor. Igualmente, y aunque el agente retenedor deba asumir y pagar la retención que no le hizo al contribuyente, este ultimo no podrá solicitar estas retenciones en su declaración de renta. En todo caso, el agente retenedor conservara su derecho a solicitar al contribuyente por las retenciones que no le practicó.
tomado: Gerencie.com
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