La
Superintendencia de sociedades aclara la eliminación de la inscripción de los
libros de contabilidad y actas de junta en el registro mercantil
Con la circular externa 100 emitida por la Superintendencia
de Sociedades el día 08 de marzo de 2012 se aclara la eliminación de la
obligación de registrar los libros de contabilidad y actas de junta directiva en el
registro mercantil el cual fue mencionado con el decreto
antitrámites 0019 del 10 de enero de 2012.
1. LIBROS DE CONTABILIDAD – NO REQUIEREN INSCRIPCION EN EL
REGISTRO MERCANTIL Y PUEDEN SER LLEVADOS EN ARCHIVOS ELECTRONICOS
El Decreto Ley 019 de 2012, suprimió el registro de los libros
de contabilidad en la cámara de comercio a la vez que
autoriza que dichos libros puedan ser llevados en archivos electrónicos (…)
El numeral 4 de la circular
100 hace mención sobre la responsabilidad de los administradores que
venían operando sin haber cumplido con la responsabilidad de la inscripción de
los libros.
4.
OPERACIONES ANTERIORES A LA VIGENCIA DEL DECRETO LEY 0019 DE 2012, NO
REGISTRADOS EN LIBROS DE CONTABILIDAD INSCRITOS Y NO EXISTEN HOJAS PARA SU
IMPRESIÓN.
A partir de la expedición del decreto 019 de 2012 las Cámaras de
comercio no cuenta con la facultad para inscribir libros de contabilidad y de
junta directiva. Los administradores son responsables por la omisión del
registro de la contabilidad en libros inscritos durante el tiempo
en que dicha obligación les fue exigible.
No obstante, cuando existan registros contables que dan cuenta
de hechos económicos ocurridos antes de la vigencia del decreto antitrámites,
que no fueron impresos en libros debidamente registrados sin que se cuente con
hojas suficientes para su impresión, el administrador dejara constancia de tal
circunstancia en el libro registrado y podrá continuar llevando la contabilidad
en archivos electrónicos.(…)
Como
las Cámaras de Comercio a partir
del 10 de enero de 2012 no tienen la facultad de inscribir los libros de
contabilidad y las actas de junta directiva, naturalmente las empresas que
venían operando con anterioridad a esta ley y que aún no habían
registrado los libros de contabilidad queda en responsabilidad del
administrador la omisión de dicha obligación.
Diferente es cuando el
comerciante tenía los libros registrados pero para su impresión fueron
insuficientes las hojas por lo que según la circular externa se puede dejar
constancia y tenerlos en archivos electrónicos.
Solo se seguirán registrando en
la Cámara de comercio los siguientes libros mencionados en el decreto 0019 del
10 de enero de 2012 articulo 175.
ARTICULO 175. REGISTRO DE LOS LIBROS DE COMERCIO. El numeral 7 del
artículo 28 del Código de Comercio, quedará así:
"7. Los libros de
registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de
socios."
Se debe tener claro que el no registro de los libros de contabilidad y
actas de junta directiva no implica que los comerciantes no los deban llevar; esta información
se debe llevar pero en forma electrónica.
Tomado: Gerencie.com
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