Reglamentado el registro de los libros electrónicos
Mediante la expedición del Decreto 805 de 2013 el Gobierno Nacional procedió a reglamentar el artículo 56 del Código de Comercio, el cual a su vez había sido modificado por el artículo 173 de decreto 19 de 2012, autorizando a los comerciantes para llevar los libros de comercio en archivos electrónicos, ”siempre que se garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información así como su conservación”.
¿Qué son libros de comercio en medios electrónicos?
El decreto define los libros de comercio en medio electrónico como aquellos documentos en forma de mensaje de datos en los cuales el comerciante registra sus operaciones mercantiles.
¿Dónde se registran los libros?
La Cámara de Comercio del domicilio del comerciante será la encargada de tramitar el respectivo registro, para ello dispone el decreto que la Cámara deberá contar con las plataformas electrónicas o sistemas de información, según las instrucciones que para ello imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
¿Cómo se inscriben los libros?
Los libros de comercio en medios electrónicos que estén sujetos a dicha formalidad se inscribirán en las Cámaras de Comercio a través de los servicios registrales virtuales que éstas habiliten.
¿Cuáles son los requisitos para la inscripción en el registro mercantil?
Los libros de actas y de registro de socios o accionistas podrán llevarse en archivo electrónico y para su inscripción deberán cumplir con algunos requisitos a saber: -Firma digital o electrónica del comerciante según lo dispuesto en la ley 527 de 1999.- Firma digital o electrónica de la Cámara de Comercio correspondiente.-Constancia electrónica de la Cámara de Comercio que contenga información de quien recibe la información, la fecha de presentación, fecha de inscripción, número de inscripción, identificación del comerciante, nombre del libro y uso. Para las empresas que llevaban sus libros físicos y aún tengan disponibles hojas en blanco estas deberán ser anuladas y esto se probará con la presentación del respectivo libro o una certificación de revisor fiscal o contador público en su defecto.
¿Cómo se inscriben decisiones sujetas a registro?
Para el caso de decisiones sujetas a registro tales como aquellas que contienen nombramientos u otras decisiones que deban quedar plasmadas en el registro mercantil, el comerciante deberá solicitar el registro individual de ésta en la respectiva Cámara de Comercio, para ello el comerciante podrá elegir entre el registro en medios electrónicos o físicos. En el evento que decida utilizar medios electrónicos deberá firmar digital o electrónicamente la respectiva solicitud de inscripción y el extracto o copia del acta correspondiente. Para este caso el comerciante deberá utilizar un certificado digital emitido por una entidad de certificación autorizada en Colombia.
¿Cómo se garantiza la seguridad de la información?
Las Cámaras de Comercio deben garantizar que la información de los libros electrónicos sea completa, que sea accesible para posterior consulta, que se garantice su integridad, confidencialidad autenticidad y conservación, disponiendo para ello de mecanismos y medios tecnológicos necesarios.
Las condiciones para la prestación del servicio y su verificación serán establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Martha Bonett
marthabonett@cavelier.com
Tomado. larepublica
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