Esta prueba se inicia cuando se profiere
un “auto de inspección contable”, acto administrativo mediante el cual
la administración de impuestos puede ordenar la práctica de ésta prueba
al contribuyente como a terceros legalmente obligados a llevar
contabilidad, para verificar:
- La exactitud de las declaraciones.
- Establecer la existencia de hechos gravados o no.
- Verificar el cumplimiento de obligaciones formales.
Las inspecciones contables deberán ser
realizadas bajo la responsabilidad de un contador público, por lo menos
uno de los funcionarios designados por la administración de impuestos
para adelantar la diligencia de auto de inspección contable deberá ser
contador público indicando en el acta el número de su matrícula
profesional que lo acredita como tal teniendo en cuenta que la
diligencia que se practique sin este requisito estará viciada de
nulidad.
De la diligencia de inspección contable
se levanta un acta cuya copia se deberá entregarse al representante
legal una vez terminada y suscrita por los funcionarios visitadores y
las partes intervinientes.
Cuando alguna de las partes
intervinientes se niegue a firmar el acta de inspección contable, su
omisión no afectará el valor probatorio de la diligencia, en todo caso
de dejará constancia.
Los datos consignados en el acta de
inspección contable se consideran tomados fielmente de los libros. Si el
contribuyente o responsable no está de acuerdo con los datos, se debe
dejar la nota correspondiente en el acta.
El acta formará parte de la actuación
administrativa que resulte de la práctica de este medio probatorio y que
se profiera contra el contribuyente, responsable, agente retenedor,
declarante, requerimiento especial, o de un tercero.
Cuando de la inspección aparezca que no
procede ninguna actuación por parte de la administración de impuestos,
se dicta auto de archivo.
Exhibición de los libros de contabilidad.
El día en que se obliga al
contribuyente, declarante y/o responsable a la presentación de los
libros de contabilidad, depende de la forma como se haya notificado el
auto que ordena la inspección contable, inspección tributaria o
inspección contable y tributaria.
Notificación personal:
Podrán disponer de cinco (5) días hábiles para exhibirlos, contados a
partir de la fecha en la cual se solicite por escrito la presentación de
los mismos.
Notificación por correo: El
plazo será de ocho (8) días hábiles contados a partir del día siguiente
de recepción del auto administrativo notificado por correo que haga la
respectiva solicitud.
Los libros deben ser exhibidos en el
domicilio principal del ente económico, es decir, no es procedente la
solicitud que realice algún funcionario de la DIAN en el sentido de
hacer trasladar los libros a un lugar que no corresponda al domicilio
del investigado.
Solicitud de prórroga para la exhibición de los libros de contabilidad.
En una visita de inspección contable y/o
tributaria se puede solicitar la prórroga para la exhibición de los
libros, según el decreto 2649/93, artículo 133, si al momento de
practicarse la inspección, éstos no estuvieren en las oficinas o
establecimientos del ente económico, si se demuestra la causa que
justifique tal circunstancia dentro de los tres (3) días siguientes a la
fecha señalada para la exhibición. En tal caso, se deben presentar los
libros en la oportunidad que el funcionario señale.
No presentación de los libros de contabilidad.
La no presentación de los libros de contabilidad al vencimiento del término causará al responsable:
a) Sanción por libros correspondiente a
medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el patrimonio líquido y
los ingresos netos del año anterior al de su imposición sin exceder
20.000 UVT. Además de el rechazo de los costos, deducciones, impuestos
descontables, exenciones, descuentos tributarios y demás conceptos que
carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente
probados de conformidad con las normas vigentes.
b) Adicionalmente, no podrá invocarlos después como prueba en su favor y tal hecho se tendrá como indicio en su contra.
Irregularidades sancionables en la contabilidad.
La ley ha determinado de manera expresa cuáles hechos generan sanción:
a) No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos.
b) No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos.
c) No exhibir los libros de contabilidad cuando las autoridades tributarias lo exigieren.
d) Llevar doble contabilidad.
e) No llevar los libros de contabilidad
de forma que permita verificar o determinar los factores necesarios para
establecer las bases de liquidación de los impuestos y retenciones.
f) cuando entre la fecha de las últimas
operaciones registradas en los libros de contabilidad y el último día
del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición existan
más de cuatro (4) meses de atraso.
Sanción por irregularidades en los libros de contabilidad.
Sin perjuicio del rechazo de los costos,
deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios
y demás conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no
sean plenamente probados de conformidad con las normas vigentes, la
sanción por libros de contabilidad será del medio por ciento (0.5%) del
mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año
anterior al de su imposición sin exceder 20.000 UVT.
No se podrá imponer más de una sanción
pecuniaria por libros de contabilidad en un mismo año calendario, ni más
de una sanción respecto de un mismo año gravable.
Tomado Contribuyente
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